Da mag man noch so lange im Job sein: Der erste Arbeitstag in einer neuen Firma fühlt sich immer ein wenig an wie der erste Schultag. Neugierig ist man auf das, was kommt. Und zugleich gibt es jede Menge Unsicherheiten.

Dass neue Kolleginnen und Kollegen dann schnell gut ankommen, liegt nicht nur in deren Interesse. Es ist auch für das Unternehmen wichtig: Die ersten Tage können entscheidend dafür sein, mit wie viel Motivation sie an die neue Tätigkeit herangehen. Und je besser die Einarbeitung gelingt, umso schneller bringen sie der Firma den erhofften Nutzen.

Schon vor dem ersten Arbeitstag geht's los

Onboarding heißt diese Phase in den meisten Firmen: Die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden an Bord geholt. Und dieser Prozess fängt nach Möglichkeit - wie die namensgebende Schiffsreise auch - nicht erst an Deck an, sondern bereits mit den ersten Schritten auf der Gangway. „Das Onboarding muss deutlich vor dem eigentlichen Eintritt in die neue Tätigkeit beginnen, nämlich mit der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag“, sagt Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation.

Das sogenannte Pre-Onboarding diene dazu, das Band zum Unternehmen so früh wie möglich zu knüpfen. Etwa mit regelmäßigen Informationen über Neuigkeiten aus der Firma, verbunden mit der Botschaft, dass man sich auf den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin freut. Schließlich gilt: Fachkräfte sind begehrt und die Konkurrenz schläft nicht. Und je mehr Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag vergeht, desto größer ist das Risiko, dass sich die Wunschkandidatin noch umentscheidet - und gar nicht erst erscheint.

Das ist für die Unternehmen nicht nur ärgerlich, sondern in mehrfacher Hinsicht ein Verlust, sowohl finanziell als auch zeitlich: „Ein Recruiting-Prozess dauert mittlerweile im Schnitt über 270 Tage, mit hohem finanziellen Aufwand bis in den fünfstelligen Bereich“, sagt Nils Wagener, Geschäftsführer der Recruiting-Agentur KÖNIGSTEINER Gruppe. Umso wichtiger sei eine strukturierte Einarbeitungsphase, „damit man die Arbeitskraft des neuen Mitarbeitenden möglichst schnell nutzen kann“.

Doch in vielen Unternehmen habe das Onboarding nicht die Priorität, die angesichts des Arbeitskräftemangels eigentlich notwendig sei. Das zeigt auch eine Studie des Marktforschungsinstituts Bilendi im Auftrag der Königsteiner Gruppe, für die im August 2022 1.016 Menschen interviewt wurden, die sich in den letzten drei Jahren in mindestens einem Bewerbungsprozess befunden haben. Demnach waren 57 Prozent mindestens einmal unzufrieden mit ihrer Startphase in der neuen Firma. Vor allem die Jüngeren sind dann schnell wieder weg. Bei Beschäftigten bis 39 Jahren machte sich der Studie nach fast jeder Dritte schnell wieder auf die Suche nach einem neuen Job.

Willkommenstage reichen nicht

Fraunhofer-Forscherin Hofmann verwundern solche Zahlen nicht: „Das Onboarding ist eine extrem kritische Phase im Erwerbsleben.“ Neue Mitarbeiter kämen mit hohen Erwartungen, hätten aber oft nur unklare oder sogar falsche Vorstellungen von den tatsächlichen Abläufen und der Kultur im Unternehmen. „Man kann am Anfang viel falsch machen, wenn man nicht genug betreut und an die Hand genommen wird“, sagt Hofmann. Und das kann für viel Frust sorgen. Bei den Neuen ebenso wie bei den Kolleginnen und Kollegen, die schon länger dabei sind.

Ein Patentrezept für gutes Onboarding gibt es indes nicht: „Es sollte auf die jeweilige Position zugeschnitten sein“, sagt Recruiting-Experte Wagener. Ein neuer Sales-Mitarbeiter muss möglichst rasch sämtliche Produkte kennen, eine Ingenieurin die technische Umgebung ihrer neuen Aufgabe. Ein paar Willkommenstage, wie sie in vielen Firmen angeboten werden, können dafür nur der Einstieg sein. Wichtig sei eine enge Begleitung mit regelmäßigen Feedback-Gesprächen in den ersten Wochen, sagt Wagener.

Viele Unternehmen setzen dabei auf Mentoren- oder Buddy-Programme: Die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen feste Ansprechpartner, die sie in den ersten Wochen unterstützen. Im Prinzip ein gutes Konzept, findet Nils Wagener, „nur müssen die Mentoren dann auch von ihren eigentlichen Aufgaben entlastet werden, damit sie sich tatsächlich um die neuen Kolleginnen und Kollegen kümmern können“. 20 Prozent der Arbeitszeit sollten für die Betreuung zur Verfügung stehen - verbunden mit der klaren Botschaft an die Newbies, dass Fragen nicht lästig, sondern ausdrücklich erwünscht sind.

Einstieg im Homeoffice braucht mehr Planung

Fachwissen lässt sich notfalls per E-Mail weitergeben, mit den ungeschriebenen Regeln einer Firma ist das schwieriger. Erst recht, seit deutlich mehr Zeit im Homeoffice verbracht wird. „Was früher zufällig geschah, muss geplant werden“, sagt Josephine Hofmann, die vor allem zum Thema New Work forscht. Die beiläufigen Gespräche von Schreibtisch zu Schreibtisch im Großraumbüro sind weniger geworden, der Schwatz in der Kaffeeküche, die gemeinsame Mittagspause in der Kantine. Und ein Online-Meeting bietet viel weniger Raum für nonverbale Kommunikation als ein Treffen in Präsenz.

„Onboarding erfordert heute viel mehr Kommunikation, auch über die Unternehmenskultur, den Umgangston, die üblichen Workflows“, sagt Hofmann. Dazu gehörten klare Übergaben bei den Zuständigkeiten: Wenn der eigentliche Mentor nicht im Haus ist, müssen andere Teammitglieder ansprechbar sein. An Bord zu gehen - das ist ein aktiver Vorgang, der bewusst gesetzte Schritte erfordert. Nicht nur auf dem Schiff, sondern auch im Berufsleben. Josephine Hofmann empfiehlt neuen Mitarbeitern deshalb eine „sehr aktive Haltung“. Und dies unabhängig vom Onboarding-Konzept der Firma: „Man sollte von sich aus Fragen stellen, sich selbst anbieten, wahrnehmbar sein, unter Nutzung aller vorhandenen Kommunikationskanäle.“ Wer hingegen nur abwartet, der läuft Gefahr, dass der Dampfer ohne ihn abfährt.

Dieser Fachbeitrag ist unter anderem im Hamburger Abendblatt erschienen. Weitere Ergebnisse in unserer Studie zum Thema "Onboarding".

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Aktuelle Trendence-Zahlen zeigen: Aus Sicht der Beschäftigten gibt es neben der Bewältigung der steigenden Preise für Unternehmen vor allem zwei große Herausforderungen im Jahr 2023: Mitarbeitende finden und Mitarbeitende binden. Beide Themen haben einen direkten Bezug zum Onboarding-Prozess – also der Zeit, in der neue Kollegen in ihrem neuen Unternehmen beginnen. Vorab steht ein oft sehr kostspieliger Recruiting-Prozess. Dieser erlaubt es den Unternehmen eigentlich nicht, die neu gewonnen Teammitglieder gleich wieder zu verlieren. Doch genau diese Gefahr ist gerade in der Anfangsphase am größten.

Das zeigt eine aktuelle HR-Studie zu dem Thema. Nils Wagener, Geschäftsführer der KÖNIGSTEINER Gruppe und Initiator der Studie, erläutert im Gespräch die Ergebnisse und leitet Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber ab.

Herr Wagener, Sie haben im Rahmen Ihrer aktuellen Onboarding-Studie analysiert, wie Arbeitgeber in Zeiten des akuten Personalmangels in zahlreichen Berufsfeldern, neue Mitarbeitende aufnehmen. Wie ist die derzeitige Situation diesbezüglich?

Nils Wagener: Auch wenn es im Februar 2023 nicht mehr zeitgemäß scheint, die endlich ausklingende Pandemie ins Feld zu führen, so steht dennoch fest: Viele Arbeitgeber mussten in den letzten drei Jahren unter erschwerten Bedingungen „onboarden“. In Zeiten, in denen viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiteten oder eingeschränkt tätig waren, fiel die Aufnahme neuer Mitarbeiter schwerer als in den Jahren zuvor.

Trotzdem erhielten die Arbeitgeber hierzulande gemäß unserer Studie gute bis befriedigende Schulnoten für diese Zeit. Im Durchschnitt vergaben die Teilnehmenden für den Onboarding-Prozess bei ihrem aktuellen Arbeitgeber eine 3,1. Das ist nicht schlecht, aber eben auch kein „Hurra“. Zudem: Immerhin 57 % der Teilnehmenden sagen, dass sie mindestens einmal ein Onboarding erlebt haben, dass aus ihrer Sicht verpatzt war. Das ist dann schon besorgniserregend, wenn man sich gleichzeitig überlegt, welche Mittel Unternehmen aufwenden, um neue Mitarbeitende überhaupt erst einmal zu finden.

Warum hat das Thema Onboarding aus Ihrer Sicht überhaupt eine so große Bedeutung?

Nils Wagener: Viele HR-Experten sprechen im Recruiting-Prozess vom „Perfect Match“, also davon, dass Kandidaten und Arbeitgeber zusammenfinden, die genau zueinander passen. Und in der Tat ist es über einen gut aufgesetzten Prozess möglich, dies bis zu einem gewissen Grad zu bewerkstelligen. Ganz sicher können sowohl Unternehmen als auch der neue Mitarbeitende aber erst sein, wenn sie sich im Arbeitsalltag begegnen und die Aufgaben, die sie vorher besprochen haben in dem Arbeitsumfeld, das sie vorher eben nur theoretisch durchgegangen sind, gemeinsam angehen. Hier ist die Probezeit die entscheidende Nagelprobe. Grundlegend für eine gelingende Startphase ist der Onboarding-Prozess, also die ersten gut 2-3 Wochen im neuen Job. Von diesen hängt letztlich ab, ob neue Mitarbeiter produktiv und voller Elan starten oder eben, ob sie schon wieder an einen Abschied denken.

Was machen die Unternehmen konkret falsch?

Nils Wagener: Die Fehler, die viele Arbeitgeber machen, liegen weniger im definierten Prozess als vielmehr in der fehlenden Mitarbeit der Führungskräfte und neuen Kollegen. Unsere Studie zeigt, dass das Onboarding oft nur eine untergeordnete Priorität bei Vorgesetzten und Kollegen besitzt. Beispiel: Mehr als ein Viertel (27 %) der Studienteilnehmer, die bereits mindestens einmal negative Onboarding-Erfahrungen gesammelt haben, hatten in den ersten Tagen das feste Gefühl, dass sich andere Teammitglieder nicht um sie kümmern konnten, weil sie schlicht keine Zeit für neue Kollegen hatten. Weitere 45 % stimmten dem tendenziell zu. Weiterer alarmierender Aspekt: Immerhin 28 % geben an, dass sich ihr Vorgesetzter oder ihre Vorgesetzte auf jeden Fall zu wenig Zeit für sie nahm – zusätzliche 47 % schließen sich dieser Einschätzung tendenziell an.

Welche Gefahren gehen mit einem verfehlten Onboarding-Prozess einher?

Nils Wagener: Der viel diskutierte Fachkräftemangel hat sich längst zu einem allgemeinen Arbeitskräftemangel entwickelt. Arbeitgeber sehen sich also einem Kandidatenmarkt gegenüber, in dem Bewerbende und Beschäftigte die Regeln bestimmen, nicht umgekehrt. Das bedeutet: Beschäftigte oder Kandidaten legen heute deutlich mehr Arbeitgeberleistungen auf die Goldwaage als noch vor ein paar Jahren. In diesem Kontext schauen sie sich auch ganz genau an, wie sie bei einem neuen Arbeitgeber aufgenommen werden. Läuft das völlig konträr zu ihren Vorstellungen, machen sie keine Faust in der Tasche, sondern erwägen einen Wechsel, einfach weil sie begehrt sind.

Unsere Studie spricht da eine klare Sprache. Satte 43 % der Jobstarter wurden in den ersten drei Monaten bei einem neuen Arbeitgeber von anderen Unternehmen zwecks Jobwechsel kontaktiert. 12 % wechselten daraufhin tatsächlich erneut den Arbeitgeber. Weitere 5 % gingen auf die Offerte ein, wechselten aber letztlich doch nicht. 26 % ignorierten die Kontaktaufnahme. Kurz: Der arbeitgeberseitige Wettbewerb schläft nicht. Er spekuliert teilweise sogar auf verpatzte Onboarding-Prozesse, weil neue Mitarbeitende in der Phase noch keine so feste Bindung zum Arbeitgeber entwickelt haben.

Was sollten Arbeitgeber tun, um der Gefahr zu entgehen, die mühsam rekrutierten neuen Kollegen gleich wieder zu verlieren?

Nils Wagener: Zunächst muss das Onboarding einen höheren Stellenwert bei Mitarbeitern und vor allem bei Führungskräften erhalten. Unternehmen sollten ihnen den Freiraum geben, neue Kollegen optimal einzuarbeiten. Dafür muss es geboten sein, andere Dinge liegenzulassen. Um das zu gewährleisten, sollten Unternehmen klare Verantwortlichkeiten für den Onboarding-Prozess definieren. Das Gelingen des Prozesses gehört in die Zielvereinbarungen von Führungskräften. Sie sollten an der Qualität ihrer Einarbeitung gemessen werden – nicht mehr, nicht weniger. Dritter Punkt: Viele Arbeitgeber verpassen es, vom ersten Tag an mit den neuen Mitarbeitenden im Gespräch zu bleiben. So merken viele HR-Abteilungen erst gar nicht, dass etwas in die falsche Richtung läuft und können auch nicht gegensteuern. Gerade in Personalabteilungen darf mit dem gelungenen Recruiting-Erfolg die Arbeit noch nicht erledigt sein.

Hintergrund

Für die Studie „Onboarding 2022“ befragte die KÖNIGSTEINER Gruppe bundesweit 1.016 berufstätige Arbeitnehmer in allen Altersstufen, die sich in den letzten drei Jahren in mindestens einem Bewerbungsprozess befunden haben. Dabei wurden je zur Hälfte Akademiker und Nichtakademiker befragt. Der Befragungszeitraum lag im August 2022. Alle Teilnehmer waren zum Zeitpunkt der Befragung in Beschäftigung. Interessierten Unternehmen steht sie zum kostenfreien Download zur Verfügung.

Der Beitrag Onboarding – keine Zeit für neue Mitarbeiter erschien zuerst auf Newsroom.

Wie wichtig ist die Probezeit, welchen Zweck sollte sie idealerweise für beide Seiten erfüllen?

Viele HR-Experten sprechen im Recruiting-Prozess vom „Perfect Match“, also davon, dass Kandidaten und Arbeitgeber zusammenfinden, die genau zueinander passen. Und in der Tat ist es über einen gut aufgesetzten Prozess möglich, dies bis zu einem gewissen Grad zu bewerkstelligen. Ganz sicher können sowohl Unternehmen als auch der neue Mitarbeitende aber erst sein, wenn sie sich im Arbeitsalltag begegnen und die Aufgaben, die sie vorher besprochen haben in dem Arbeitsumfeld, das sie vorher eben nur theoretisch durchgegangen sind, gemeinsam angehen. Hier ist die Probezeit die entscheidende Nagelprobe. Grundlegend für eine gelingende Startphase ist der Onboarding-Prozess, also die ersten gut 2-3 Wochen im neuen Job. Von diesen hängt letztlich ab, ob neue Mitarbeiter produktiv und voller Elan starten oder eben, ob sie schon wieder an einen Abschied denken.

Wie sieht Onboarding aber in der Realität häufig aus? Was sind abschreckende Negativbeispiele, die Ihnen bei der Studie untergekommen sind?

Viele Arbeitgeber mussten in den letzten drei Jahren unter erschwerten Bedingungen „onboarden“. In Zeiten, in denen viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiteten oder eingeschränkt tätig waren, fiel die Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen schwerer als in den Jahren zuvor. Trotzdem erhielten die Arbeitgeber hierzulande gemäß unserer Studie gute bis befriedigende Schulnoten für diese Zeit. Im Durchschnitt vergaben die Teilnehmenden für den Onboarding-Prozess bei ihrem aktuellen Arbeitgeber eine 3,1. Das ist nicht schlecht, aber eben auch kein „Hurra“. Zudem: Immerhin 57 % der Teilnehmenden sagen, dass sie mindestens einmal ein Onboarding erlebt haben, dass aus ihrer Sicht verpatzt war. Das ist dann schon besorgniserregend, wenn man sich gleichzeitig überlegt, welche Mittel Unternehmen aufwenden, um neue Mitarbeitende überhaupt erst einmal zu finden.

Die Fehler, die viele Arbeitgeber machen, liegen weniger im definierten Prozess als vielmehr in der fehlenden Mitarbeit der Führungskräfte und neuen Kollegen. Unsere Studie zeigt, dass das Onboarding oft nur eine untergeordnete Priorität bei Vorgesetzten und Kollegen besitzt. Beispiel: Mehr als ein Viertel (27 %) der Studienteilnehmer, die bereits mindestens einmal negative Onboarding-Erfahrungen gesammelt haben, hatten in den ersten Tagen das feste Gefühl, dass sich andere Teammitglieder nicht um sie kümmern konnten, weil sie schlicht keine Zeit für neue Kollegen hatten. Weitere 45 % stimmten dem tendenziell zu. Weiterer alarmierender Aspekt: Immerhin 28 % geben an, dass sich der Vorgesetzter auf jeden Fall zu wenig Zeit für sie nahm – zusätzliche 47 % schließen sich dieser Einschätzung tendenziell an.

Bitte nennen Sie die Top-5-Fehler, die Unternehmen bei der Einarbeitung machen – und wie können sie jeweils verhindert werden?

#1 Das Onboarding muss einen höheren Stellenwert bei Mitarbeitern und vor allem bei Führungskräften erhalten. Unternehmen sollten ihnen den Freiraum geben, neue Kollegen optimal einzuarbeiten. Dafür muss es geboten sein, andere Dinge liegenzulassen.

#2 Unternehmen müssen klare Verantwortlichkeiten für den Onboarding-Prozess definieren. Das Gelingen des Prozesses gehört in die Zielvereinbarungen von Führungskräften. Sie sollten an der Qualität ihrer Einarbeitung gemessen werden – nicht mehr, nicht weniger.

#3 Viele Arbeitgeber verpassen es, vom ersten Tag an mit den neuen Mitarbeitenden im Gespräch zu bleiben. So merken viele HR-Abteilungen erst gar nicht, dass etwas in die falsche Richtung läuft und können auch nicht gegensteuern. Gerade in Personalabteilungen darf mit dem gelungenen Recruiting-Erfolg die Arbeit noch nicht erledigt sein.

#4 Arbeitgeber, die davon ausgehen, dass neue Mitarbeitende erst einmal „vom Markt“ sind, irren sich. Immerhin mehr als jeder fünfte neue Mitarbeiter, der/die einen missglückten Jobbeginn erlebte, wartet nicht lange und begibt sich erneut aktiv auf Jobsuche. Jeder Zehnte kontaktiert sogar den alten Arbeitgeber, um die Möglichkeiten einer Rückkehr auszuloten und fast ein Drittel der Unzufriedenen, sind schon zu Beginn einer neuen beruflichen Station wieder ansprechbar.

#5 Arbeitgeber sollten nicht zu sorglos mit eventuell unzufriedenen Jobstartern umgehen und darauf vertrauen, dass sich alles einpendelt. Mehr als 40 % der Mitarbeitenden, die neu im Job sind, werden in ihren ersten drei Monaten von anderen Arbeitgeber-Wettbewerbern angesprochen.

Hat sich die Qualität des Onboardings in der vergangenen Zeit verschlechtert oder ließ sie schon immer zu wünschen übrig, tritt nun aber stärker zu Tage? Welche Rolle spielen hier die Pandemie oder der Fachkräftemangel?

Der viel diskutierte Fachkräftemangel hat sich längst zu einem allgemeinen Arbeitskräftemangel entwickelt. Arbeitgeber sehen sich also einem Kandidatenmarkt gegenüber, in dem Bewerbende und Beschäftigte die Regeln bestimmen, nicht umgekehrt. Das bedeutet: Beschäftigte oder Kandidaten legen heute deutlich mehr Arbeitgeberleistungen auf die Goldwaage als noch vor ein paar Jahren. In diesem Kontext schauen sie sich auch ganz genau an, wie sie bei einem neuen Arbeitgeber aufgenommen werden. Läuft das völlig konträr zu ihren Vorstellungen, machen sie keine Faust in der Tasche, sondern erwägen einen Wechsel.

Falls es noch nicht zur Sprache kam: Wie wichtig ist in der Probezeit neben der Vermittlung von Fachwissen auch die emotionale „Einarbeitung“/Bindung neuer Kollegen? Welche Hürden ergeben sich hier?

Siehe oben

Sind neue Beschäftigte vielleicht manchmal auch zu passiv? Angenommen, ich bemerke, dass meine Einarbeitung suboptimal läuft. Wie schnell sollte ich was dagegen tun und was empfehlen Sie, um proaktiv für Verbesserung zu sorgen?

Das kann durchaus vorkommen. Menschen, die das Gefühl haben, in einem neuen Unternehmen nicht gut anzukommen, sollten das Gespräch mit ihrer Führungskraft und der HR-Abteilung suchen. Letztlich sind beide Seiten daran interessiert, dass neue Mitarbeitende möglichst gut in die neue Organisation integriert werden. Oft geht das, wie wir gesehen haben, aber im täglichen Arbeitsalltag unter. Das darf nicht sein, kommt aber eben vor. Darauf sollten neue Kollegen auch selbst aufmerksam machen.

Arbeiten immer mehr Beschäftigte vielleicht aber auch buchstäblich „auf Probe“ - durchaus mit dem Hintergedanken, bei Nichtgefallen schnell wieder zu wechseln, womöglich zu einem anderen Top-Kandidaten aus dem Bewerbungsprozess?

Ich würde nicht sagen, dass neue Beschäftigte diesen Hintergedanken haben. Sie haben aber die Möglichkeit zum prompten Wechsel, einfach weil sie begehrt sind – Stichwort Arbeitskräftemangel. Unsere Studie spricht da eine klare Sprache: Satte 43 % der Jobstarter wurden in den ersten drei Monaten bei einem neuen Arbeitgeber von anderen Unternehmen zwecks Jobwechsel kontaktiert. 12 % wechselten daraufhin tatsächlich erneut den Arbeitgeber. Weitere 5 % gingen auf die Offerte ein, wechselten aber letztlich doch nicht. 26 % ignorierten die Kontaktaufnahme.

Sind abgebrochene Probezeiten ein Makel im Lebenslauf oder hat das mittlerweile kaum einen negativen Einfluss für Beschäftigte?

Der gegenwärtige Personalmangel ist so groß, dass das im Grunde kaum noch ein Ausschlusskriterium ist. Allerdings sollten Arbeitgeber im Vorstellungsgespräch klären, woran die gescheiterte Startphase gelegen hat. Nicht immer liegt die Schuld beim Arbeitgeber. Denn klar ist auch: Wir reden hier von einem Prozess, bei dem zwei Parteien zusammenfinden möchten. Also müssen auch beide den Willen mitbringen, dass es am Ende funktioniert.

Haben Sie auch untersucht, wie viele Unternehmen im Gegenzug ihrerseits während der Probezeit kündigen?

Nein.

Macht sich womöglich auf beiden Seiten eine Ex-und-hopp-Mentalität breit oder ist das zu krass ausgedrückt?

Das würde ich so krass nicht unterschreiben. Allerdings ist es eben schon so, dass viele Beschäftigte die Wahl haben. Der arbeitgeberseitige Wettbewerb schläft nicht und spekuliert teilweise sogar auf verpatzte Onboarding-Prozesse. Einfach, weil neue Mitarbeitende in der Phase der Probezeit noch keine so feste Bindung zum Arbeitgeber entwickelt haben.

Wie automatisiert sollte gutes Onboarding aussehen – und wie individuell?

Natürlich gibt es Themen, die durch fest definierte Prozesse automatisiert werden können und auch sollten. Ein klarer Einarbeitungsplan, ein schriftlicher Leitfaden für die internen Abläufe im Unternehmen sowie zur Stellenbeschreibung, sämtliche Zugänge zu internen Systemen usw. sind Themen, die stehen sollten und auch in den meisten Unternehmen gut auf die Schiene gesetzt werden.

Allerdings: Ein Neuanfang bei einem neuen Arbeitgeber ist immer auch mit einem neuen persönlichen Umfeld verbunden, das zunächst einmal Unsicherheit auslösen kann. Das ist menschlich. Um diese Unsicherheit gerade in der Probezeit zu überwinden, bedarf es einer aktiven Mitarbeit aller Beteiligten. Es gilt, den neuen Kollegen das warme Gefühl eines guten, neuen Umfelds zu vermitteln. Kurz: Es geht darum, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass der gerade vollzogene Jobwechsel der richtige Schritt, die richtige Lebensentscheidung war. Das ist immer wieder eine individuelle Leistung.

Was kann ein Abteilungsleiter tun, um neue Talente zu halten, wenn das Unternehmen ihm dazu generell keine Richtlinien vorgibt?

Er kann zunächst diese Richtlinien von der HR-Abteilung einfordern oder wenn es diese nicht gibt (wie manchmal in kleineren Unternehmen der Fall) die Unternehmensleitung dazu auffordern, solche Richtlinien zu erstellen. Bis dahin sollte er jeden neuen Mitarbeitenden so einarbeiten, wie er selbst auch eingearbeitet werden wollte. Tut er das nicht, verliert er vielleicht schnell einen wertvollen Mitarbeitenden und ist dann auch nicht mehr in der Lage, die geforderte Leistung für seine Abteilung zu erreichen. Und das nicht nur in der Probezeit.

Der vollständige Artikel ist hier zu lesen.

Der Beitrag Probezeit und Fehler aus dem Onboarding – Interview erschien zuerst auf Newsroom.

Herr Wagener, zahlreiche Unternehmen beklagen den derzeitigen Personalmangel. Trotz der gegenwärtigen Krisen scheint sich dieser Trend festzusetzen. Hat sich der Arbeitsmarkt von der Konjunktur abgekoppelt?
Absolut, und diese Entwicklung ist bemerkenswert. In der Vergangenheit war es immer so, dass der Arbeitsmarkt stark von konjunkturellen Schwankungen abhängig war. Befand sich die Wirtschaft in einer Krise, bedeutete das auch steigende Arbeitslosenzahlen, weil viele Unternehmen Personal abbauten und kaum noch einstellten. Das ist in dieser Krise erstmals anders.

Trotz Ukraine-Krieg, Pandemie und Inflation kommt kaum ein Unternehmen auf die Idee, die Recruiting-Bemühungen zurückzuschrauben. Ganz im Gegenteil: Der Mangel an geeigneten Arbeitskräften ist so massiv, dass die Mitarbeitersuche erstmals von wirtschaftlichen Problemen abgekoppelt ist. Denn der Arbeitskräftemangel ist ein demographisches Problem, das die Unternehmen weltweit in den nächsten Jahren sehr beschäftigen wird. Man kann also auch hier von einer Zeitenwende sprechen.

Wie äußert sich diese Situation im Verhältnis zwischen Kandidaten und Unternehmen?
Mit dieser neuen Situation auf dem Arbeitsmarkt hat sich das Verhältnis zwischen Beschäftigten und Arbeitgebern grundlegend verändert. Die Zeiten, in denen Arbeitgeber den Recruiting-Prozess alleinig bestimmten, gehören endgültig der Vergangenheit an. Das haben wir erst dieses Jahr im Rahmen einer Bewerberstudie mit mehr als 1.000 Teilnehmenden analysiert.

Demnach sagen mittlerweile nach einem Vorstellungsgespräch mehr Bewerber den ausschreibenden Unternehmen ab als umgekehrt. Der Blick auf die Fälle, in denen beide Parteien nicht zusammenfanden, zeigt: 34% der Kandidaten sagten bei den Unternehmen ab, während nur jeder Fünfte (19 %) eine Absage vom Arbeitgeber erhielt. Unternehmen stehen also einem Paradigmenwechsel im Bewerbungsprozess gegenüber und müssen sich verstärkt Gedanken darüber machen, wie sie sich selbst bei den Kandidaten bewerben. Stellenanzeigen und Karriereseiten sind nicht länger Angebote. Sie sind Bewerbungsschreiben – vom Arbeitgeber in Richtung Bewerbende.

Wie gehen die Kandidaten mit dieser für sie eher vorteilhaften Situation um?
Kandidaten sind in erster Linie Beschäftigte, die aus einem bestehenden Arbeitsverhältnis heraus rekrutiert werden müssen. Das bedeutet: Der Marktwert der Kandidaten steigt und diese kennen ihren Wert ganz genau. Das äußert sich auch darin, dass die Wechselbereitschaft in Deutschland ansteigt. So sind derzeit laut des quartalsweise erhobenen Jobwechselkompass genau ein Drittel der Beschäftigten offen für einen Jobwechsel.

Besonders auffällig: Vor allem junge Menschen zwischen 18 und 29 Jahren sind überdurchschnittlich offen dafür. 47 % von ihnen hegen aktuell den Wunsch zur beruflichen Veränderung – 14 % mehr als der altersübergreifende Mittelwert aller Teilnehmenden. Die auffällig hohe Wechselbereitschaft ist verbunden mit einem hohen Selbstbewusstsein der Kandidaten. So liegt der Anteil derjenigen, die sich selbst gute oder sehr gute Chancen bei einem Jobwechsel ausrechnen bei aktuell 61 %.

Was können Arbeitgeber tun, um dieser schwierigen Lage zu begegnen?
Unternehmen sollten den Bewerbungsprozess wie bereits angedeutet so verstehen, dass sie es sind, die sich bei Kandidaten bewerben. Eine Bewerbung wird zur Dienstleistung an den Kandidaten. Wer das am schnellsten umsetzt, hat größere Chancen, die besten Talente zu gewinnen. Es ist also wichtig, die eigenen Recruiting-Instrumente so umzustricken, dass sie diesem Anspruch genügen. Es gilt: Überzeugendes Employer Branding anstatt ellenlangen Anforderungsprofilen. Zudem müssen Arbeitgeber verstehen: Der Recruiting-Prozess ist ein Wettbewerb. Umworbene Talente suchen sich aus, bei wem sie arbeiten möchten.

Diese Erkenntnis mag auf den ersten Blick wenig überraschen, denn wie gesagt, es suchen immer mehr Unternehmen immer weniger zur Verfügung stehende Talente. Trotzdem verlaufen weite Teile der Mitarbeitersuche noch zu wenig wettbewerbsorientiert. Wer seine arbeitgeberseitigen Wettbewerber kennt, weiß, wie er sich von diesem differenzieren kann – hinsichtlich möglichst vieler Arbeitskriterien. Angefangen bei der Arbeitszeit über das Gehalt bis hin zu Karriereperspektiven und Benefits. Und diese Differenzierungsmerkmale gilt es in Stellenanzeigen, in Direktansprachen und auf Karriere-Websites auf den Punkt zu bringen.

Folgende Whitepaper der KÖNIGSTEINER Gruppe zum Kandidatenmarkt können Sie kostenfrei downloaden:

„Onboarding bei Arbeitgebern“
„Candidate Journey 2022“
„Stellenanzeigen und die Kandidatensicht“

Das Interview ist in der Fachzeitschrift Personalwirtschaft erschienen.

Der Beitrag Recruiting-Prozess ist ein Wettbewerb – Interview erschien zuerst auf Newsroom.

Obwohl viele Unternehmen derzeit über Personalmangel klagen, hat die Einarbeitung neuer Kollegen vielerorts nicht die höchste Priorität. Das ist nur eines Ergebnisse unserer aktuellen Arbeitsmarktstudie zum Thema "Onboarding" der KÖNIGSTEINER Gruppe.

In dieser Zeit waren 57 % der Befragten mindestens einmal mit der Startphase bei einem neuen Arbeitgeber unzufrieden. Mehr als ein Viertel (27 %) von diesen machten dafür die Tatsache verantwortlich, dass sowohl Vorgesetzte als auch Kollegen keine Zeit für sie fanden, weil andere Themen wichtiger waren. Weitere 45 % hatten zumindest tendenziell diesen Eindruck. 17 % der Befragten beklagten, dass ihre neuen Kollegen sie in erster Linie als Konkurrenten ansahen und sich deshalb nicht an ihrer Einarbeitung beteiligten. Zusätzliche 28 % teilten diese Wahrnehmung tendenziell.

Ein Fünftel schreiben nach schlechter Einarbeitung neue Bewerbungen

„Unsere Zahlen zeigen, dass in vielen Unternehmen das Onboarding neuer Mitarbeiter nicht die Priorität besitzt, die es haben sollte. Vor dem Hintergrund des gegenwärtigen Personalmangels müssen mühevoll rekrutierte Talente unbedingt nachhaltig und schnell in die Organisation integriert werden. Anderenfalls laufen Unternehmen Gefahr, sie gleich wieder zu verlieren. Das bedeutet in der Praxis, dass dafür auch mal tägliche Aufgaben niedriger priorisiert werden müssen und täglich wiederkehrende Arbeitsabläufe zeitweise anders laufen können", so Nils Wagener, Geschäftsführer der KÖNIGSTEINER Gruppe.

Tatsächlich sind viele neue Beschäftigte, die schlecht in ihren neuen Job starten, gleich wieder auf dem Sprung. Mehr als ein Fünftel (21 %) gehen gleich in die aktive Jobsuche und schreiben Bewerbungen an andere Arbeitgeber. Nahezu ein Drittel (32 %) zeigen sich ansprechbar für andere Unternehmen und haben einen erneuten Wechsel eigenen Angaben zufolge zumindest im Hinterkopf. Immerhin 10 % kontaktieren ihren vorherigen Arbeitgeber, um die Möglichkeiten einer Rückkehr auszuloten.

Konkurrierende Arbeitgeber spekulieren auf enttäuschte Jobwechsler

Zu den beschriebenen Wechselgedanken der enttäuschten Mitarbeiter gesellt sich ein arbeitgeberseitiger Wettbewerb, der auf verpatzte Onboarding-Prozesse der Konkurrenz spekuliert. Denn 43 % aller Befragten gaben an, in den ersten drei Monaten bei einem neuen Arbeitgeber von anderen Unternehmen zwecks eines Jobwechsels kontaktiert worden zu sein. 12 % wechselten daraufhin tatsächlich erneut den Arbeitgeber. Weitere 5 % gingen auf die Offerte ein, wechselten aber letztlich doch nicht. 26 % ignorierten die Kontaktaufnahme. „Diese Zahlen zeigen: Andere Arbeitgeber haben Beschäftigte, die gerade erst zu einem neuen Arbeitgeber gewechselt sind, als potenzielle Zielgruppe für ihr Recruiting erkannt. Es klingt vielleicht auf den ersten Blick paradox, aber gerade in der Startphase bei einem neuen Arbeitgeber, stellen viele Beschäftigte diesen genau auf die Probe. Entspricht er nicht ihren Erwartungen, packen sie schnell wieder die Koffer. Gelegenheiten für einen erneuten Wechsel bieten sich ihnen zu Genüge“, so Nils Wagener.

Über die Analyse

Für unsere Studie „Onboarding“ befragte das Marktforschungsinstitut bilendi im Auftrag der KÖNIGSTEINER Gruppe 1.016 Menschen aller Altersstufen, die sich in den letzten drei Jahren in mindestens einem Bewerbungsprozess befunden haben. Dabei wurden je zur Hälfte Akademiker und Nichtakademiker befragt. Der Befragungszeitraum lag im August 2022. Alle Teilnehmer waren zum Zeitpunkt der Befragung erwerbstätig, davon 80 % in Vollzeit, 20 % in Teilzeit.

Alle Ergebnisse der Studie in unserem Whitepaper.

Der Beitrag Onboarding verpatzt – keine Zeit für neue Mitarbeiter erschien zuerst auf Newsroom.

Der Zeitpunkt, an dem ein neuer Mitarbeiter bei Ihnen anfängt, ist genau der, auf den Sie mit Ihren Recruiting-Maßnahmen hingearbeitet haben. Der Bewerbungsprozess hat funktioniert, das Personalauswahlverfahren ebenso und am Ende haben Kandidat und Arbeitgeber zueinandergefunden, sodass ein unterschriebener Arbeitsvertrag das Ergebnis ist. Ziel erreicht! Das Onboarding kann und sollte beginnen.

Doch Vorsicht: Unternehmen, die sich nun zufrieden zurücklehnen, könnten neue Mitarbeiter schneller wieder verlieren, als ihnen lieb ist. Denn: Es ist der erste Eindruck, der zählt – erst recht, wenn Menschen einen neuen Job beginnen. Anders gesagt: Von einem gelungenen Onboarding hängt eine Menge ab. Zum Beispiel, ob neue Mitarbeiter produktiv und voller Elan starten oder eben, ob sie nach kurzer Startphase schon wieder an den Abschied denken.

Wir haben im Rahmen unserer Studie „Onboarding 2022“, die wir Ihnen mit diesem Whitepaper vorstellen, herausgefunden: Deutlich mehr als die Hälfte der Beschäftigten in Deutschland waren mindestens einmal in ihrer beruflichen Laufbahn unzufrieden mit der Aufnahme durch ihren neuen Arbeitgeber. Die Konsequenzen können gravierend sein. Denn immerhin jeder Fünfte begibt sich in diesem Fall sofort wieder auf aktive Jobsuche. Ein weiteres Drittel hat ab diesem Moment einen neuen Wechsel zumindest im Hinterkopf. Das bedeutet: Alle Mühe, die im Recruiting investiert wurde, kann durch ein schwaches Onboarding umsonst gewesen sein.

Um nun empirisch herauszufinden, was Beschäftigte unter einem gelungenen und unter einem misslungenen Onboarding-Prozess verstehen, hat das Marktforschungsinstitut bilendi im Auftrag der KÖNIGSTEINER Gruppe 1.016 Menschen aller Altersstufen interviewt, die sich in den letzten drei Jahren in mindestens einem Bewerbungsprozess befunden haben. Dabei wurden je zur Hälfte Akademiker und Nichtakademiker befragt. Der Befragungszeitraum lag im August 2022. Alle Teilnehmer waren zum Zeitpunkt der Befragung erwerbstätig, davon 80 % in Vollzeit, 20 % in Teilzeit.

Aus den Ergebnissen lassen sich wertvolle Handlungsempfehlungen ableiten. Diese können Arbeitgebern aufzeigen, was sie leisten sollten, um wertvolle Talente ab dem ersten Tag an das Unternehmen zu binden.

Alle Ergebnisse der Studie in unserem Whitepaper, welches wir Ihnen gern im Anschluss per E-Mail zum Download zur Verfügung stellen.

Der Beitrag Onboarding bei Arbeitgebern – Whitepaper erschien zuerst auf Newsroom.